Quantcast

Båt och brygga i Norrtälje hamn
Stor framgång med digitaliserad bygglovsprocess

Norrtälje kommun har en i princip helt digital bygglovshantering. Kunderna kan också påverka utvecklingen genom att lämna synpunkter direkt i systemet. Det har burit frukt på många sätt.

Vi kände viss oro när vi genomförde det här, men det gick otroligt bra. Våra kunder är mer elektroniskt mogna än vad vi trodde. 

Digitala lösningar var ett naturligt steg när Norrtälje kommun 2011 sjösatte ett systematiskt utvecklingsarbete. Syftet var att effektivisera bygglovshanteringen till gagn för både kunder och medarbetare. Sedan dess har den genomsnittliga handläggningstiden sjunkit från 34 till 17 arbetsdagar. Med bibehållen kvalitet har också antalet beslut ökat från 1 000 till 2 500 per år. Effektiviseringarna har dessutom medfört sänkt bygglovstaxa och en återbetalning av 2,5 miljoner kronor till dem som sökte bygglov under 2016.

En framgångsfaktor är att alla medarbetare deltar aktivt i utvecklingsarbetet. Efter varje beslut får kunderna svara på tre enkla frågor om processen och kan också lämna synpunkter i ett fritextfält. Svaren kan handläggarna ta del av i realtid på stora digitala skärmar.

sara helmersson norrtalje rund 360– Eftersom vi kan jobba så strategiskt med de synpunkter som vi får in blir kunderna också allt nöjdare. I dag är det vanligare med beröm än kritik, vilket höjer självförtroendet, säger bygg- och miljödirektör Sara Helmersson.

Bygglovshanteringen är numera helt digital, oavsett om ansökan ursprungligen kommer in på papper eller via kommunens e- tjänst, vilket sparar mycket tid. Handläggarna arbetar rakt in i systemet, som de kan nå var de än befinner sig.

Kunden får regelbunden automatisk återkoppling om hur långt ärendet har kommit och kan också logga in i systemet för att lämna eventuella kompletteringar och hämta beslutet när det väl kommer.

En viss analog hantering kvarstår i samband med samråd, då det ännu inte går att räkna med att alla sakägare har en elektronisk myndighetsbrevlåda. Däremot får de berörda inga tjocka pappersbuntar hemskickade, om de inte uttryckligen önskar detta, utan enbart ett brev där de blir ombedda att ta del av samrådshandlingarna och lämna synpunkter via kommunens e-tjänst. Där kan de också se övriga synpunkter som har kommit in.

– Vi kände viss oro när vi genomförde det här, men det gick otroligt bra. Våra kunder är mer elektroniskt mogna än vad vi trodde, säger Sara Helmersson.

En annan farhåga som kom på skam var rädslan att möjligheten att lämna synpunkter i systemet skulle leda till många irrelevanta personliga påhopp. I stället har kunderna bidragit med många konstruktiva förslag. Nästa steg är att ytterligare hjälpa kunderna att redan från början lämna kompletta och korrekta bygglovsunderlag. I stället för att rita på egna kartor där hemma ska de i e-tjänsten kunna ta del av kommunens kartmaterial och med hjälp av små tipsrutor, ungefär som när man planerar ett kök i Ikeas digitala tjänst, markera rakt in i systemet. Därifrån är steget inte långt till automatiserade beslutsunderlag och beslut, åtminstone i enklare ärenden, menar Sara Helmersson.

– Då kan vi i stället lägga vår tid på att möta kunderna öga mot öga eller chatta med dem för att ge dem ännu bättre stöttning.

 

Text: Johan Bentzel. Foto: Johan Alm, Hans Löfgren, Visit Roslagen.

Artikeln är publicerad i tidningen "Arbeta Smart inom planering och byggande". Geoforum Sverige gav ut tidningen i samarbete med Lantmäteriet. Den kom som bilaga i Dagens Samhälle i juli samt i september 2018.

Ladda ned tidningen och ta del av alla artiklar

Nyheter i media

Hittade inte flödet

nyhetsbrev 580

bli medlem 580 gra

lediga jobb banner 580

Följ oss

linkedin logo 70 twitter logo slideshare logo